部下に仕事を頼むときは、あんなに丁寧に説明するのに。
AIには「議事録まとめて」の一言で投げて、返ってきたものを見て「なんかイマイチだな」と思う。——心当たり、ありませんか。
地方の中小企業で社内SEをしています、さかもとです。社内でAI活用のサポートをしていて、一番よく受けるのがこの「なんかイマイチ」の相談です。そして原因は、ほぼ決まっています。
AIをまだ使ったことがないという方は、先に【2026年版】40代の無料AIツール、結局どれから始める？を読んでから戻ってきてください。
「なんかイマイチ」の原因は、AIではなく指示のあいまいさ
先に結論を書きます。
AIの回答がイマイチなとき、悪いのはAIの性能ではありません。こちらの頼み方が、あいまいなだけです。
「議事録まとめて」だけでは、AIは何も分かりません。誰が読む議事録なのか、何を残したいのか、どういう形で欲しいのか。前提を何も知らない相手に、一言で投げているわけです。これで良い答えが返ってこないのは、AIのせいではありません。
逆に言えば、頼み方さえ整えれば、同じAIが別物のように賢くなります。そのための型が、これから説明する4つです。
指示の型は「役割・背景・形・制約」の4つ
覚えることは4つだけです。役割・背景・形・制約。この順で書きます。
順番に、会社員の場面で見ていきます。
1. 役割 — 「あなたは◯◯です」と立場を与える
最初に、AIに立場を与えます。
あなたは、丁寧なビジネスメールを書くプロです。
たったこれだけで、返ってくる文章のトーンが変わります。「編集者として」「経理の担当者として」「新人研修の講師として」——立場を決めると、AIはその視点で答えるようになります。
人に何かを頼むときも、「これ、お客さん向けの資料だから」と前置きするはずです。それと同じです。
2. 背景 — 誰に、何のために、どんな状況か
次に、状況を伝えます。AIは、あなたの職場のことを何も知りません。
取引先に、初回の打ち合わせをお願いする場面です。相手はまだ面識がなく、こちらから連絡するのは初めてです。
この一段落があるかないかで、出てくる文章の的確さがまったく変わります。背景は、4つの中で一番効きます。ここを省くから「なんかイマイチ」になる、と言ってもいいくらいです。
ただし、背景を詳しく書こうとして会社の内部情報を入れすぎないよう、あとで一つ注意点を書きます。
3. 形 — 欲しいアウトプットの「形」を先に指定する
どんな形で欲しいかを、先に伝えます。
決定事項・次にやること・次回の議題、の3つに分けて、箇条書きでまとめてください。
「箇条書きで」「表にして」「300字で」「メールの本文だけ」。形を指定しないと、AIは長い文章で返してきがちです。後から整形する手間を考えると、最初に形を言うのが一番早い。
4. 制約 — 文字数・トーン・避けたいことを添える
最後に、枠を決めます。
300字以内で、専門用語は使わず、柔らかい口調で。相手を急かす表現は避けてください。
文字数、トーン、使ってほしくない言葉。制約を添えると、答えが枠から外れなくなります。特に「避けたい表現」を書けるのは、AIならではです。人にはなかなか「上から目線にならないで」とは頼みにくいものです。
✓ AIへの指示、この4つを入れる
- 役割 — 「あなたは丁寧なビジネスメールのプロです」
- 背景 — 「取引先へ、初回の打ち合わせをお願いする場面です」
- 形 — 「決定事項・ToDo・次回の議題に分けて箇条書きで」
- 制約 — 「300字以内、専門用語なし、柔らかい口調で」
実はこれ、部下に仕事を頼むときと同じ
ここまで読んで、気づいた方もいると思います。
役割・背景・形・制約は、できる人が部下に仕事を頼むときに、自然にやっていることです。「これはお客さん向けだから(役割)」「今こういう状況で(背景)」「A4一枚にまとめて(形)」「明日の朝までに、固い言い方で(制約)」。
つまり、40代が長年やってきた「人に仕事を頼む」経験が、そのままプロンプトの技術になるということです。新しく何かを覚える必要はありません。頭の中でやっていた段取りを、文字にして最初に渡すだけです。
AIを、有能だけど空気が読めない後輩だと思ってください。能力は高いのに、前提を共有していないと的外れなことをする。だから最初に、背景と形を丁寧に渡す。この感覚がつかめると、AIは一気に使える相棒になります。
うまくいかないときは、ケンカせず「ここを直して」
4つを入れても、一発で完璧な答えが返ってくるとは限りません。
そこで大事なのが、やり直しをAIとのケンカにしないことです。「違う」「使えない」と突き放すのではなく、どこをどう直してほしいかを具体的に伝えます。
- 「もう少し短く、200字くらいで」
- 「3つ目の項目だけ、もっと詳しく」
- 「全体的に、もう少しやわらかい言い方で」
このやり取りそのものが、質問力の練習になります。何度か直しているうちに、「最初からこう言えばよかった」というのが分かってきます。それが次のプロンプトに効いてきます。
一発で当てようとしないこと。会話で寄せていくほうが、結局は速いです。
背景を伝えるときの、一つだけの注意点
社内のIT管理をしている立場から、②の「背景」について一つだけ。
背景を詳しく書くほど答えは良くなりますが、そこに会社の内部情報を入れすぎないでください。
コツは、excelの記事でも書いたのと同じで、固有名詞を記号に置き換えることです。「A社との初回打ち合わせ」「B部長に報告する資料」で、AIは十分に状況を理解します。実名や具体的な金額は、答えの質にほとんど影響しません。
⚠ 背景に、そのまま入れないもの
- 取引先や顧客の実名 — 「A社」「取引先」で答えの質は変わらない
- 社員名・部署の内部事情 — 「上司」「担当部署」で十分伝わる
- 具体的な金額・契約条件 — 「◯円」「一定の条件」に置き換える
- 未公開の案件名・社外秘の情報 — そもそも入れない
会社に生成AIの利用ルールがあるなら、当然そちらが優先です。ルールが無い場合の線引きは、別の記事にまとめました。
まとめ:型を一つ持っておけば、どんな仕事にも使える
やることを整理すると、これだけです。
- 役割 — 「あなたは◯◯です」と立場を与える
- 背景 — 誰に、何のために、どんな状況かを伝える
- 形 — 箇条書き・表・文字数など、欲しい形を先に言う
- 制約 — トーン、避けたい表現、枠を添える
- うまくいかなければ、ケンカせず「ここを直して」と伝える
この型は、メールでも議事録でも資料でも、そのまま応用できます。実際にどう使うかは、それぞれの記事で具体的に書いています。
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型を一つ持っておくだけで、「AIって結局よく分からない」から「頼めば返してくれる」に変わります。まずは次にAIを使うとき、「あなたは◯◯です」の一行を頭に付けるところから試してみてください。
そして、こうした使い方に慣れてくると、次はたいてい「もっと体系的に学びたい」という話になります。そのときの学び方については別の記事にまとめました。
→ 40代からのリスキリングで挫折しないコツ。現役社内SEが実践する「小さく試す」学び方
覚えるのは4つだけです。役割・背景・形・制約。この順で書く。それだけで、AIの答えは変わります。
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