手書きのメモを打ち直していませんか。スマホで撮って、AIに「足さないで」と整理させる

会議の途中で、手元の紙に書き留める。考えがまとまらないときに、裏紙に矢印を引きながら書き出す。

書いた時点で、少し頭の中が片づきます。

そして、その紙はたいてい引き出しかクリアファイルに入ります。あとでパソコンに打ち直すつもりで、打ち直さないまま。地方の中小企業で社内SEをしています、さかもとです。

紙に書くのは、やめなくていい

40代は、仕事を紙で覚えた世代です。考えるときは、キーボードより紙のほうが手が速いという人も多いと思います。矢印を引く、丸で囲む、余白に小さく書き足す。この動きはパソコンの画面ではやりにくいものです。

だから、書くところは変えません。

止まっているのは、書いたあとです。手書きの紙はそのままでは検索できず、人にも回しにくい。使える形にするには打ち直すしかなかったので、面倒になって引き出しに入る。変えるのは、この「打ち直す」ところだけです。

いまのAIは、写真に写った手書きの文字を読めます。ChatGPTやGeminiのように写真を添付できるAIなら、どれでも同じやり方で使えます。無料の範囲でも、回数の上限はありますが試せます。

やることは2つです。

紙をスマホで撮る。その写真をAIに添付して、頼む。

撮るときは真上から撮ってください。斜めから撮ると紙が台形に写って、端の字が潰れます。手やスマホの影が紙に落ちない向きを先に探しておくと、読み取りの間違いが減ります。

いきなり「整理して」と頼むと、読み違えた字もそのまま整理されて返ってきます。

崩して書いた字、自分だけが分かる略語、数字。手書きのメモで読み違いが起きやすいのはこのあたりです。厄介なのは、整理されたあとの文章からは、元の字をどう読んだのかが見えなくなることです。言い換えられた文の中で、どこが読み違いなのかを探すのは難しい。

なので、1回目は整理させずに、書いてあるとおりに書き出させます。

「この写真の手書きメモを、読み取ったとおりに書き出して。読めない字は推測せずに[?]にして」

返ってきた文を紙と並べて見て、違うところと[?]のところだけ直します。全部を打ち直すのに比べれば、直す量はずっと少なくて済みます。

直した文を、2回目で整理させます。このとき、何の形に分けるかを先に決めて渡します。会議のメモなら「決まったこと」「まだ決まっていないこと」「自分がやること」の3つ、という具合です。

そして、最後に1行足します。

整理を頼むときは、最後に「書いていないことは足さないで」の1行を付ける。

手書きのメモは余白が多いものです。単語だけ、矢印だけの行もあります。AIはその余白を、それらしい文で埋めようとします。会議のメモなら「次回までに方針を検討する」のような、誰も言っていない一文が混ざる。

整った文に混ざると、自分が書いたものと区別がつきません。整理された気にはなりますが、そこに残っているのは自分のメモではなくなっています。

✓ AIに渡すときの2回の頼み方

分け方の3つは、紙の中身に合わせて変えてください。

分け方は、紙の中身に合わせて変えて構いません。キャリアの棚卸しのように自分のことを書き出した紙なら、「強み」「手放したい仕事」「次に学ぶこと」の3つで分けると、次の一歩が見えやすくなります。

会社の紙を撮るときに、社内SEとして気になるところが2つあります。

1つ目は、紙は1枚まるごと写ることです。画面のスクリーンショットなら必要な部分だけ囲んで撮れますが、紙の写真はそうはいきません。会議のメモには、取引先の名前や担当者の名前、金額がそのまま書いてあることが多い。余白に書いた電話番号も一緒に写ります。

2つ目は、撮った写真がどこに行くかです。私物のスマホは、設定によっては撮った写真を自動でクラウドに上げています。会社の紙の写真が、AIに渡したあとも私物のクラウドに残り続けることになります。

⚠ 会社の紙を撮る前に見るところ

撮ってしまったら、AIに渡したあとで写真も消しておくと残りません。迷ったら渡さずに、情シスに一言聞いてください。

これから書く紙なら、最初から固有名詞を書かないのがいちばん手間がかかりません。「A社」「上司」「毎月の集計」で、あとから読み返して困ることはほとんどありません。AIに渡していいものの線引きはシャドーAIとは？会社にルールがないまま生成AIを使う怖さと、社内SEが引いている4つの線引きに書いています。